Episodul 4 din seria „Digitalizarea administrației publice în județul Covasna”

Într-o lume din ce în ce mai digitală, administrația publică se confruntă cu provocarea de a ține pasul cu tehnologia. În județul Covasna, obiectivul a început să prindă contur și prin proiectul „eCovasna”, implementat de Consiliul Județean. În cele ce urmează vom analiza ce presupune proiectul, cu ce te va ajuta, care sunt motivele principale și care sunt obiectivele pe viitor. 

De ce a fost nevoie de „eCovasna”

Digitalizarea a devenit una din prioritățile Consiliului Județean Covasna, după cum a explicat coordonatorul proiectului, fostul vicepreședinte al Consiliului Județean Covasna în mandatul 2020-2024, acum numit în funcția de administrator public al orașului Sfântu Gheorghe, Jakab István Barna. 

„Vedem că lumea jurul nostru devine din ce în ce mai digitală, iar tot ce înseamnă administrație publică, parcă, a rămas un pic pe loc sau chiar în urmă”. 

Pandemia de COVID-19 a subliniat necesitatea schimbării deoarece modul de lucru tradițional a întâmpinat dificultăți. 

„A fost o imposibilitate de a munci și de a face treabă, pentru că unii angajați erau în carantină și lucram mai multe persoane pe aceleași documente”, a adăugat acesta. 

O altă motivație a fost legată de eliminarea transferului de hârtii de la un birou la altul. 

„Pe orice hol, la orice primărie sau consiliul județean, dacă te afli, vezi că oamenii se plimbă cu hârtii. Nu înțelegi de ce, dar deja, dacă mergi de la biroul A, până la biroul B, dar fără documente, oamenii au impresia că tu nu faci nimic. De multe ori am crezut că hârtia a stat mai mult timp pe holuri și în dosare, așteptând ca cineva să se ocupe cu ele decât, efectiv, timpul petrecut muncind pe hârtia respectivă”, a mai spus Jakab István Barna.

Care sunt obiectivele principale ale proiectului

1. Finanțarea, care a fost realizată deja. Aici vorbim de o sumă de aproape 3,5 milioane de lei, din care 98% sunt fonduri nerambursabile UE și din bugetul de stat.

2. Retro digitalizarea

„Am luat cele mai importante documente de când s-a înființat Consiliul Județean și le-am introdus în sistemul digital. Retro digitalizarea înseamnă o economisire de timp, mai ales, în ceea ce privește căutarea unui document anume.  Acum am reușit să le scanăm pe toate și în cinci minute putem găsi o autorizație de construire, o mare îmbunătățire față de ce a fost”, a explicat Jakab István Barna.

3. Dezvoltarea unui software pentru fluxuri mai eficiente

Softul urmărește îmbunătățirea circulației documentelor în interiorul instituției dar și între cetățeni și Consiliul Județean Covasna. 

„Consiliul Județean Covasna este destul de limitat la capitolul relații cu publicul. Aici, în general vorbim de autorizații de construire și certificate de urbanism. Obiectivul pentru viitor ar fi ca oricare locuitor să nu mai fie nevoit să vină până la consiliu și să depună dosarul ci să-l poată trimite în mod electronic, iar instituția să emită autorizația de construire tot în mod electronic”. 

Stadiu actual al proiectului „eCovasna”

Platforma este funcțională, dar nu a fost lansată complet. 

„Nu o lansăm 100% până când ne asigurăm că funcționează foarte bine mai întâi în interiorul instituției.  Suntem în stadiul în care trebuie să învățăm să-l folosim”, a mai explicat coordonatorul proiectului. 

Provocări 

Pentru că orice proiect nu poate fi lipsit de dificultăți, în cadrul „eCovasna” putem vorbi de reticența oamenilor, pentru subiectul digitalizării, dar și de provocări legislative. 

„Legislația nu este complet pregătită pentru digitalizare. De exemplu, la partea de autorizație de construire legea spune că trebuie să ștampilezi și să vizezi spre neschimbare fiecare pagină. Când o autorizație de construire are 300 de pagini, atunci pe fiecare pagină trebuie pusă ștampilă și să fie semnată”. 

Și atunci, ce rămâne de făcut? Așteptăm. Avem răbdare. Dacă în Întorsura Buzăului, Barcani și Micfalău este în funcțiune platforma CityOn pentru rezolvarea problemelor administrative online, iar alte orașe din județ folosesc deja soluții digitale proprii pe care încă nu le-am prezentat, viitorul pare să sune bine în ceea ce privește digitalizarea. 

Dacă încă nu ți-ai făcut cont pe platforma CityOn, în acest articol am prezentat pașii prin care poți să faci acest lucru. 

Pașii sunt mici, dar direcția este îndreptată către o administrație modernă și demnă de secolul 21. Acum ține de fiecare dintre noi, în ce măsură vrem să profităm de aceste soluții.