Sfaturi de la un life coach, dar și repere din experiențe personale 

Textul a fost publicat prima dată în Revista OCV, ediția 4603, din 12-18 aprilie 2024.

Dacă este un lucru asupra căruia trebuie să convenim cu toții este acesta: timpul pe care îl avem este limitat. Așa că depinde de fiecare dintre noi cum îl organizăm astfel încât să ne îndeplinim planurile și să fim împliniți și, în cele din urmă, fericiți. Pentru că despre asta este și trebuie să fie vorba. 

„Bine, bine, dar cum?”, o să mă întrebați. E o întrebare perfectă, pentru că în momentul în care ne-o adresăm, ne asumăm că avem o problemă în gestionarea timpului. Iar când realizezi că e o problemă, poți să începi să cauți soluții. 

Eu sunt pasionată de organizare. Toți cei care mă cunosc știu că îmi plac tabelele și planurile concrete, cu obiective care pot fi urmărite. De aceea m-am și oferit să pun cap la cap resursele și cunoștințele mele într-un articol care să apară în revista noastră dragă, pentru a fi de folos și altora. Dar de când sunt jurnalist, știu că o singură părere sau experiență nu e îndeajuns, așa că, pentru a da și mai multă valoare acestui articol, am chemat-o la o discuție pe Szidónia B. Dulanyi, care este psiholog și life coach. Ne împărtășește, astfel, și ea sfaturile sale, pe care le utilizează chiar și în ședințele de dezvoltare personală cu clienții ei. 

„Cel mai important în viața noastră este timpul. Dacă nu știi să fii managerul vieții tale, nu poți să ai randament și rezultate bune. Dacă nu ai un calendar făcut și o listă, nu știi nici ce ai realizat. Dacă ai scris și e în fața ta, o să vezi că nu a trecut timpul degeaba. Dar e important ca oamenii să își dea seama că timpul trecut nu se mai întoarce. E dus, gata, pa! Tu decizi ce faci, când faci, cu cine faci”, ne-a spus specialista. 

Așadar, de unde începem? 

1. Pune totul pe hârtie 

Am făcut, în timpul pandemiei, un curs online despre organizarea agendei ca să am mai multă energie și abilități mai bune de „time management”. L-am cumpărat cu 19 lei de pe domestika.com, o platformă cu tot felul de posibilități de învățare. Simțeam că deși sunt o persoană organizată și disciplinată, parcă îmi lipsește ceva. Și am găsit acolo sfaturi prețioase, pe care acum le aplic în mare măsură. 

Primul lucru pe care l-am făcut a fost să îmi scriu care sunt activitățile pe care le am de făcut într-o zi, cu foarte multe amănunte. Am repetat apoi exercițiul mai multe zile la rând, ca să observ care se repetă. În cele din urmă, le-am grupat pe categorii mari. Am așa: stare de bine, scris/creativitate, conferințe/interviuri/întâlniri, casă, educație/cursuri. Fiecare astfel de categorie are atribuită o culoare, pe care am ales-o eu: de la verde, roșu, portocaliu, albastru și până la mov. Fiecare activitate pe care o am se încadrează la o categorie și implicit la o culoare. În final, pot să îmi dau seama că am avut o săptămână reușită dacă am în calendarul meu un echilibru între toate culorile. 

Exercițiul Szidóniei este altfel. Începe tot cu o privire de ansamblu. Adică trebuie să scrii pe o agendă toate activitățile pe care le faci, de la ora de trezire, până la cât și când te speli pe dinți, cât lucrezi și la ce, la ce oră dormi și cât. Apoi trebuie să încercuiești trei dintre cele mai stresante activități, dar și să observi care sunt locurile unde se pierde timp. „Până nu pui totul pe hârtie, nu știi”, spune ea. 

Exercițiul ar trebui să dureze cel puțin o lună, timp în care observăm rutina zilnică și unde pierdem cea mai de preț resursă: timpul. 

Apoi, sfatul cu care vine în completare Szidónia este să te gândești la organizarea programului tău ca la orarul de la școală. Atunci știai, mereu, că lunea de la ora 9:00 aveai matematică. Rutina, până la urmă, îți ajută creierul. 

2. Stabilește-ți prioritățile: obiectivele personale ar trebui să fie cele mai importante

Dacă ești mulțumit cu viața ta, atunci vei putea să oferi ce e mai bun și familiei tale, dar și la locul de muncă. Așa că, atunci când vine vorba de organizare, nu trebuie să te temi să te pui pe tine pe primul loc. 

Când îmi alcătuiesc calendarul de muncă anual, lunar și apoi săptămânal, primele aspecte pe care le scriu acolo sunt cele care țin de starea mea de bine, în ce perioadă merg în concediu, în ce zile merg la sală, în ce zile gătesc pentru soțul meu, când mă văd cu familia, și apoi cele care țin de locul de muncă, de carieră și restul. Pentru că astfel voi putea mereu să pun ce e important pentru mine pe primele locuri, să le ofer ce e mai bun din mine și din timpul meu. 

Programul de lucru flexibil este și prieten și dușman. Pe de o parte, sunt norocoasă că am un program flexibil. Dar asta înseamnă și mai multă responsabilitate în organizare, și mai multă disciplină. Înseamnă și că lipsesc rutina și predictibilitatea. Apoi, oricând poate apărea ceva important de făcut și atunci trebuie să mă repliez din mers. Dar întotdeauna încerc să nu îi amân pe cei dragi ai mei, oricât de importantă ar fi pentru mine munca. Mi-a luat mult timp să învăț asta. Ei sunt acum principalul meu motivator. 

„E important să ai un sistem care să te mențină motivat. Banii pot fi un bun motivator, dar s-ar putea să îmbătrânești și să îți dai seama că altele sunt valorile importante în viață. Banii aduc fericirea, dar nu aduc împlinire”, ne-a spus și specialistul în dezvoltare personală. 

În ceea ce privește organizarea la muncă, Szidónia spune că la stabilirea priorităților ar trebui să ai în vedere trei categorii mari: important, prioritar și SOS. 

„Dacă cineva îți cere pe mail o ofertă de preț, este important, dar poți să răspunzi și mai târziu, deci nu e prioritar. Dacă trebuie să dai un raport până la ora 12:00, poate să fie SOS, dacă nici nu ai început. Orice altceva, merge în spate”, a explicat specialista. 

3. Adună-ți instrumentele 

Pentru a te putea organiza, ai nevoie de câteva instrumente: o agendă, un calendar lunar, un calendar mare, pe tot anul, cu casete în care poți să scrii, și culori. 

„Eu le spun clienților mei să își aleagă caiete și calendare care le plac, unde lucrează cu drag. Trebuie să îți facă plăcere să te uiți la ele”, spune specialista în dezvoltare personală, Szidónia B. Dulanyi. 

Poți folosi și aplicații pe telefon sau laptop. Eu utilizez cu succes Google Calendar, la care am acces rapid de pe orice dispozitiv, chiar și atunci când nu am agenda la mine. Ba mai mult, pot să împărtășesc ședințele și activitățile comune și cu colegii mei sau chiar cu familia. 

Szidónia (FOTO) spune că s-ar putea să ne ajute foarte mult o agendă clasică, pentru că ce este scris cu mâna, rămâne mai ușor în memorie. 

„Eu am și o agendă pentru programări, dar și un calendar mare, în care văd fiecare lună și fiecare zi. E o modalitate care mă ajută la a vizualiza totul mai ușor. În plus, pentru că e pus pe birou, toți din familie au acces la el și pot completa, pentru a ne putea coordona”, ne-a explicat aceasta. 

Un alt instrument prețios pe care trebuie să îl utilizezi permanent dacă vrei un „time management” de succes este comunicarea. 

4. Păstrează tot sistemul cât mai simplu 

Multitasking-ul este o iluzie care fură din atenție, nu o hrănește. Sunt studii care dovedesc faptul că deși pare eficientă la suprafață, în realitate această trecere de la o sarcină la alta s-ar putea să îți mănânce mai mult din timp, dar și să implice greșeli. 

Szidónia ne sfătuiește să ne organizăm munca în calupuri de maximum două ore. Important este ca la finalul acelor două ore, să ne ridicăm de la birou, să ne plimbăm, să schimbăm neapărat, măcar puțin, decorul și să ne limpezim creierul. S-ar putea să facă minuni! 

De asemenea, nu e util să complici foarte mult sistemul de organizare. Trebuie să fie ușor de înțeles pentru tine și adaptabil. 

„Trebuie să fie cât mai minimalist, să nu te deranjeze vizual, să nu îți obosească mintea”, punctează Szidónia. 

5. Nu abuza de liste și… de tine

În loc să te ajute și să te scape de un stres, listele sau prea multele puncte pe lista cu lucruri de făcut într-o zi s-ar putea să facă exact contrariul. Așa că păstrează în minte numărul magic trei și joacă-te în jurul lui. 

Încă un sfat important de la Szidónia: „Trebuie să te cunoști îndeajuns și să nu îți asumi tot. Nu poți salva pe toată lumea. Unele lucruri chiar nu trebuie să fie treaba ta și trebuie să știi când să spui stop”. 

Niciun sistem nu este perfect, dar cel pe care îl aplici trebuie să fie adaptabil și să fie potrivit pentru tine. Aceste sfaturi sunt doar un început spre o viață mai organizată și, în definitiv, mai împlinită. Așa că nu te opri aici. Caută și alte păreri și vezi cum poți să îți construiești un mecanism care să te ajute să navighezi, cu succes, prin fiecare zi.